POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

 

Cette politique de confidentialité a été modifiée en mai 2019.
 

  • À propos d’Entandem
  • L’engagement d’Entandem
  • Communiquer avec nous
  • Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons et pourquoi
  • Information que vous nous transmettez
  • Renseignements personnels concernant d’autres individus
  • Qui aura accès à vos renseignements personnels ?
  • Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?
  • Comment assurons-nous la sécurité de vos renseignements personnels ?
  • Comment pouvez-vous avoir accès et contrôler vos renseignements personnels ?
  • Modifications à cette politique

 

À PROPOS D’ENTANDEM

 
Entandem inc. (« Entandem », « nous », ou « notre ») est une coentreprise de RÉ:SONNE et de la Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (« SOCAN ») qui réunit les licences musicales des deux organisations pour offrir une meilleure expérience client aux entreprises canadiennes licenciées.
 
Un des volets cruciaux de l’engagement d’Entandem envers ses membres, licenciés, employés et visiteurs (« vous », « vos » ou « votre ») est le respect de votre droit à la confidentialité. Entandem est reconnaissante de l’opportunité qu’elle a de vous servir et vise les plus hauts standards d’excellence à ce chapitre. Cela inclut notamment la stricte confidentialité de vos renseignements et activités ainsi que le plus haut degré de transparence en ce qui a trait à l’utilisation, la divulgation et les pratiques entourant vos renseignements personnels.

 

L’ENGAGEMENT D’ENTANDEM

 
Cette politique s’applique à tous vos renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués par la SOCAN. Des « renseignements personnels » sont des informations à votre sujet qui permettent de vous identifier et on les désigne parfois par le terme « données personnelles ». Votre numéro d’assurance sociale, votre numéro de carte de crédit ou une photo de vous sont tous des exemples de renseignements personnels.
 
L’objectif de la présente politique est de vous offrir un aperçu des affaires d’Entandem et d’être le reflet de l’engagement d’Entandem à respecter les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et des autres lois applicables en matière de traitement des renseignements personnels.
 
Entandem protège les renseignements personnels de ses licenciés, employés et visiteurs en adoptant et en respectant les 10 principes relatifs à l’équité dans le traitement de l’information de la LPRPDE : responsabilité, détermination des fins de la collecte des renseignements, consentement, limitation de la collecte, limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation, exactitude, mesures de sécurité, transparence, accès aux renseignements personnels, et possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes.
 

COMMUNIQUER AVEC NOUS

 
Pour s’assurer qu’Entandem demeure responsable de la façon dont elle utilise, collecte et divulgue vos renseignements, chaque individu chez Entandem est personnellement responsable du maintien et de la protection des renseignements personnels auxquelles il a accès.
 
Toute question concernant la présente Politique ou son application devra être adressée à :
 
Entandem
1235 Bay Street, Suite 900
Toronto, ON, M5R 3K4
Téléphone : [∙]
Sans frais : [∙]
Courriel : Privacy@entandemlicensing.com

 

QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS ET POURQUOI ?

 
Entandem ne recueillera, par des moyens justes et licites, que les renseignements personnels dont il a besoin pour exercer correctement ses activités.
 
En devenant membre, licencié, employé ou visiteur d’Entandem, Entandem recueillera vos données personnelles aux fins suivantes :
 

  • assurer la sécurité, la fiabilité et la qualité de nos réseaux, services, sites Web ainsi qu’afin d’éviter toute falsification, tout dommage et/ou détournement de ces réseaux, services et sites Web ;
  • afin d’octroyer des licences aux utilisateurs ;
  • afin d’établir votre identité ;
  • afin de respecter des obligations juridiques ;
  • afin de vous identifier en tant qu’employé ;
  • afin de vous protéger, ainsi qu’Entandem, des erreurs et des fraudes ; et
  • à des fins limitées de mise en marché.

 

Entandem pourra également placer un témoin (cookie) sur votre appareil. Un témoin est un petit fichier texte que notre site peut placer sur votre ordinateur afin d’enregistrer vos préférences. Si vous avez activé l’alerte de témoins dans votre fureteur, vous serez avertis lorsqu’Entandem place un témoin sur votre appareil. Nous plaçons, par le biais de tiers affiliés comme Google Analytics, des témoins afin de recueillir de l’information sur l’appareil que vous utilisez, son système d’exploitation, l’emplacement inféré de votre adresse IP afin d’identifier votre ordinateur, la durée de votre visite, les pages que vous avez consultées, etc. Entandem peut également placer un témoin sur votre appareil lorsque vous visitez le volet sécurisé du site Web d’Entandem. La SOCAN conserve les renseignements recueillis durant votre visite du volet sécurisé afin de vous permettre d’avoir accès et d’utiliser ce volet sécurisé. Ce témoin expirera lorsque vous vous déconnectez du site sécurisé ou que vous fermez votre fureteur.
 
Finalement, Entandem pourrait enregistrer votre voix ou votre image lorsque vous téléphonez à Entandem ou visitez certaines zones des locaux d’Entandem puisque votre voix pourrait être enregistrée lors d’un appel téléphonique et vos déplacements dans les locaux d’Entandem seront captés en vidéo.

 

Information que vous nous transmettez
 
La plupart des renseignements personnels collectés par Entandem nous sont volontairement fournis par vous lorsque vous faites une demande de licence, soumettez une demande ou utilisez les services que nous offrons à nos licenciés et/ou visiteurs, transigez avec un employé et/ou communiquez avec Entandem.
 
Pour ces raisons, Entandem recueille différents types d’information auprès de différents types d’interaction et/ou de personnes. Notez qu’il se peut que vous fassiez partie de plus d’un des types de personnes avec qui Entandem interagit.

 

Visiteurs :
 
Les renseignements personnels recueillis à votre sujet pourront être recueillis et utilisés par Entandem afin de communiquer avec vous, pour des raisons de sécurité, d’assurance-qualité, d’amélioration de la qualité, ainsi que pour répondre aux exigences légales et aux besoins d’affaires légitimes d’Entandem :
 

  • Type d’appareil ;
  • Fureteur ;
  • Type de système d’exploitation ;
  • Adresse IP ;
  • Toute autre information que vous pourriez partager avec Entandem en communiquant avec l’organisation par courriel, téléphone et/ou correspondance écrite.
  • Enregistrements vidéo de vos déplacements lorsque vous visitez les bureaux d’Entandem.

 

Licenciés et représentants autorisés :
 
Les données personnelles suivantes peuvent être recueillies et utilisées par Entandem afin de communiquer avec vous, pour des raisons de sécurité, d’assurance-qualité, d’amélioration de la qualité, pour l’administration de vos licences, pour répondre aux exigences légales et aux besoins d’affaires légitimes d’Entandem, et afin de vous offrir les services que vous avez demandés :
 

  • Nom ;
  • Adresse ;
  • Numéro(s) de téléphone ;
  • Courriel ;
  • Renseignements financiers ;
  • Enregistrements vidéo de vos déplacements lorsque vous visitez les bureaux d’Entandem ; et
  • Toute autre information que vous pourriez partager avec Entandem en communiquant avec l’organisation par courriel, téléphone et/ou correspondance écrite.

 

Employés :
 
Les renseignements personnels suivants pourront être collectés et utilisés par Entandem afin de communiquer avec vous, de respecter la Loi de l’impôt sur le revenu, pour des raisons de sécurité, d’assurance qualité, d’amélioration de la qualité, pour répondre aux exigences légales et aux besoins d’affaires légitimes d’Entandem, afin d’établir votre admissibilité à un emploi et à votre développement professionnel, afin d’assurer que vous êtes adéquatement identifiés en tant qu’Employé d’Entandem, pour l’administration de la paie et des programmes d’avantages pour les employés, ainsi que pour communiquer avec la personne à contacter en cas d’urgence dans l’éventualité où vous seriez impliqués dans une situation d’urgence au travail :

 

  • Numéro d’assurance sociale ;
  • Date de naissance ;
  • Informations bancaires ;
  • Personne(s) à contacter en cas d’urgence ;
  • Adresse de résidence ;
  • Numéro(s) de téléphone ;
  • Courriel personnel ;
  • Détails sur votre rémunération ;
  • Détails sur votre régime de retraite et votre RÉER ;
  • Documentation de gestion du rendement telle que les évaluations, notes de consultation ;
  • Contrôle des références ;
  • Scolarisation et expérience professionnelle (curriculum vitae) ;
  • Une photo pour votre profil d’employé ;
  • Enregistrements vidéo de vos déplacements lorsque vous vous trouvez dans les bureaux d’Entandem ; et
  • Toute autre information que vous pourriez partager avec Entandem en communiquant avec l’organisation par courriel, téléphone et/ou correspondance écrite.

 

Renseignements personnels concernant d’autres individus
 
Si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (p. ex., proches parents), vous confirmez que vous avez prévenu ces personnes de ce fait.

 

QUI AURA ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

 
Entandem s’engage à se respecter les normes les plus élevées de confidentialité et de discrétion. Entandem n’utilisera et/ou ne divulguera vos renseignements personnels que pour les fins auxquelles elles ont été recueillies. Cela signifie qu’Entandem partagera vos renseignements personnels avec vous ainsi qu’avec RÉ:SONNE et la SOCAN afin d’offrir ou d’améliorer nos services et pourra partager certains renseignements personnels avec de tierces parties, incluant de tierces parties situées hors du Canada, et qui :

 

  • nous aident à vous offrir ou à améliorer nos services, par exemple pour l’hébergement Web, des fournisseurs de maintenance, de plateformes de réservations d’événements, etc. ; et
  • nous fournissent des services d’informatique nuagique.

 

Il est strictement interdit à ces tierces parties d’utiliser vos renseignements personnels pour toute autre raison que la prestation des services énumérés ci-devant et elles ont l’obligation de protéger tous les renseignements personnels et de se conformer aux principes généraux de confidentialité décrits dans la présente Politique.

Nous pourrions également partager certains de vos renseignements personnels avec des entreprises affiliées ou liées. Outre ce qui précède, nous ne partagerons aucun de vos renseignements personnels sans votre consentement, à moins que : nous y soyons contraints par la loi, il y a une urgence qui menace votre vie, votre santé ou votre sécurité, vous êtes gravement malade ou jugé inapte mentalement et l’obtention de votre consentement est impossible ou presque, que ces renseignements personnels sont de nature publique, qu’ils sont utilisés à des fins de prévention ou de détection de fraude ou d’autres contraventions à la loi ou par les forces de l’ordre, et dans toute autre circonstance où l’obtention de votre consentement serait inappropriée.

Sauf quelques exceptions comme des restrictions juridiques ou contractuelles, vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à toute collecte, utilisation ou divulgation additionnelle de vos renseignements personnels en communiquant avec Entandem. Vous devez toutefois noter que le retrait de votre consentement pourrait empêcher Entandem de vous offrir ses services. À titre d’exemple, Entandem a besoin de certains renseignements afin de vous octroyer une licence ou pour vous permettre de créer un compte en ligne. Sans ces renseignements, nous ne serons pas en mesure de vous offrir ces services.

 

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

 
Nous ne conserverons vos informations personnelles qu’aussi longtemps qu’elles répondent à leur besoin initial ou qu’il est requis légalement.

 

COMMENT ASSURONS-NOUS LA SÉCURITÉ DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

 
Bien qu’aucune transmission de données via Internet ni système de stockage de données ne puisse être garanti sécurisé à 100 %, Entandem a mis en place des contrôles de sécurité qui vous protègent contre l’utilisation, l’accès, la modification, la duplication, la destruction ou la divulgation non autorisés ainsi que contre le vol ou la perte de vos renseignements personnels.
 
Entandem maintient des mesures de sécurité physiques, électroniques et procédurales afin de protéger vos renseignements personnels. Parmi ces mesures de sécurité on retrouve : accès limité aux zones de traitement et de stockage des données, accès limité aux données pertinentes à des employés autorisés seulement, utilisation de mots de passe, de technologie de pare-feu, cryptage des données transmises électroniquement, logiciels antivirus ainsi que le recours à des méthodes physiques de sécurité incluant des serrures sur les classeurs et les portes.
 
Entandem s’engage également à collaborer avec vous pour la protection de la sécurité de vos données personnelles durant leur transfert vers Entandem. De plus, Entandem a des ententes et des contrôles en place grâce à de tierces parties qui exigent que toute information transmise À Entandem soit transmise et sécurisée selon les normes technologiques de l’industrie.
 
Entandem examinera régulièrement ses pratiques afin d’assurer leur conformité à la présente Politique. Entadem émettra les recommandations nécessaires au respect de la présente politique et établira si certaines révisions doivent être apportées compte tenu des nouvelles pratiques, méthodes, technologies ou de tout autre changement.

 

COMMENT POUVEZ-VOUS AVOIR ACCÈS ET CONTRÔLER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

 
Nous vous encourageons à réviser ou vérifier vos renseignements personnels lorsque vous interagissez avec Entandem. Dans la plupart des cas, Entandem recueille directement auprès de vous ces renseignements personnels. Si vous constatez des erreurs dans les données d’Entandem, veuillez communiquer avec nous afin d’effectuer les modifications nécessaires. Entandem pourrait avoir besoin de renseignements spécifiques à votre sujet afin de nous permettre d’effectuer les recherches et vous transmettre les renseignements personnels qu’Entandem détient à votre sujet.
 
Entandem remettra à tous ses licenciés, employés et visiteurs un exemplaire de sa politique de confidentialité et fera en sorte que toutes les informations concernant les politiques et les méthodes relatives à la gestion de leurs renseignements personnels soient accessibles.
 
Toute préoccupation relative au respect de cette politique par Entandem doit être signalée par écrit à :

 

Entandem
1235 Bay Street, Suite 900
Toronto, ON, M5R 3K4
Téléphone : [∙]
Sans frais : [∙]
Courriel : Privacy@entandemlicensing.com

 

Si vous avez certaines préoccupations concernant la manière dont Entandem traite vos renseignements personnels, notez que vous pouvez également communiquer avec l’organisme de surveillance indépendant suivant :
 
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30 rue Victoria
Gatineau, QC K1A 1H3
Sans frais : 1-800-282-1376

 

MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE POLITIQUE

 
De temps à autre, nous pourrons mettre cette Politique de confidentialité à jour afin de refléter des changements dans nos pratiques relatives aux renseignements. Nous vous préviendrons lorsque de telles modifications ont lieu en affichant une notification sur notre site Web ou, si ces changements ont une incidence matérielle pour vous, nous communiquerons avec vous par courriel avec les informations sur ces changements. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre politique de confidentialité afin d’être au courant de toute modification.